slåss med kundtjänst hur man vinner kriget, del 1 av 2

Kundservice, hur jag avskyr dig. Låt mig räkna sätten. Den aldrig sinande loop av vidrig pausmusik. Trycket att köpa nya produkter och tjänster. Den dålig kvalitet, outsourcad samtal till ett avlägset land.

Ett samtal till kundservice kan vara en upprörande avslutning på en frustrerande upplevelse. Du är upprörd och söker empati, men allt du möter är besvikelse. Kunde Företag X har gjort något annorlunda? Förmodligen, men om du följer dessa tips när det handlar om kundservice, kommer du att vara i förarsätet för nästa tvist.

Ett. vara beredd.

Verkar grundläggande, rätt? Om du inte har kallat företag X flera gånger, är du förmodligen inte känner till sin information som krävs. Har varje spårning, kontonummer, specificerat utdrag och ordernummer innan du ringer. Kundtjänst är ansvarig för plågsamma samtalshantering mätetal designade av masochistiska ledningen. Längd på samtal (om kunden ringer tillbaka till företaget inom en tilldelad tid) upplösning, och slumpmässigt övervakade samtal mäts strikt. Nedre raden: de vill hjälpa dig att snabbt och fullständigt, så att en överlägsen spricka en piska.

2. vara trevligt.

Kundtjänsttekniker tala med upprörd, irriterad, och / eller ilsken människor hela dagen. Varje dag. Du kanske inte håller med en kredit förnekande, men skrek “kunden har alltid rätt, (svordom)” inte kommer att hjälpa. Vara trevlig och reglerna kan vara formbar. Vara en annan obehaglig kund och riktlinjerna kommer att sättas i sten.

Tre. Veta när man ska ringa, vet när man ska skriva.

Om du behöver begära en offert, lägga till / ta bort en funktion, eller be om förklaring av en räkning, är e-post den mest effektiva vägen för din korrespondens. För reparation funderingar eller önskemål kredit, ring kundtjänst. Reparation specialister kommer att behöva felsöka och få tillgång till information bör en tekniker behöver skickas. Credit önskemål kan hanteras via e-post, men det är lättare att svara med ett “kredit nekad” standardbrev än att neka kredit till en verklig, levande person.

4. Få på skiva.

Om något inte fungerar, ring företaget omedelbart. Om det finns en kabel, satellit eller telefon strömavbrott, kommer företaget X endast att kunna diagnostisera och åtgärda problemet om de har anmälts ett problem existerar. Det införs också ett rekord för kommunikation bör du begära en kredit eller återbetalning vid en senare tidpunkt.

Fem. Var ihärdig, men inte motbjudande.

Många företag har riktlinjer för utmatning krediter som kräver förnekelse första gången för varje begäran som inte är en tidigare rapporterat “ur tjänst” fråga eller en känd fakturering fel. Den andra gången en kredit begäran görs, kan dessa riktlinjer vara avslappnad. Om du har följt “vara snäll” tips ovan, kan du bli belönad med din kredit begäran.

Efter dessa fem tips hjälper dig att få vad du vill ha på det mest effektiva sätt som möjligt. Håll ögonen öppna för nästa delbetalning för att ta reda på hur du kan förvärra upplevelsen kundservice och faktiskt försena upplösning!